Registro de viajeros y SES.Hospedajes: guía práctica para tu vivienda vacacional

Si alquilas una vivienda vacacional en España, el «parte de viajeros» ya no es un formulario en papel para la Guardia Civil: es una comunicación digital obligatoria a través de la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior, regulada por el Real Decreto 933/2021. Muchos propietarios lo descubren tarde, con el huésped ya en la puerta. Esta guía explica en lenguaje llano quién está obligado, qué datos hay que recoger, en qué plazos y qué pasa si no lo haces — y cómo convertirlo en un trámite que el huésped resuelve desde el móvil antes de llegar.

¿Qué es el registro de viajeros y de dónde sale?

El Real Decreto 933/2021 establece obligaciones de registro documental e información para las actividades de hospedaje y el alquiler de vehículos. Sustituye al antiguo parte de entrada que se remitía a la Policía o la Guardia Civil por una comunicación telemática centralizada en la plataforma SES.Hospedajes, plenamente exigible desde diciembre de 2024. El objetivo declarado es de seguridad ciudadana: saber quién se aloja dónde.

¿Quién está obligado a comunicar?

Todas las personas y empresas que prestan servicios de hospedaje: hoteles, hostales, campings y también viviendas de uso turístico y viviendas vacacionales, se gestionen de forma profesional o no. Si alquilas tu vivienda vacacional a viajeros —aunque sea una sola propiedad y la gestiones tú mismo— te corresponde darte de alta como sujeto obligado y comunicar los datos de tus huéspedes.

Qué datos hay que recoger y comunicar

• ✓De cada viajero mayor de 14 años: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección de residencia y teléfono o email de contacto.
• ✓De los menores de 14 años: sus datos y la relación de parentesco con el adulto que los acompaña.
• ✓De la estancia y el contrato: fechas de entrada y salida, número de viajeros y datos del pago (medio de pago utilizado).

Además de comunicarlos, tienes que conservar un registro documental de estas operaciones durante 3 años.

Plazos y cómo se envía

Primero, alta única de tu actividad en la sede de SES.Hospedajes (ses.hospedajes.interior.gob.es), con certificado digital o Cl@ve. Después, con cada estancia, la comunicación de los datos de los viajeros en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio del hospedaje. El envío puede hacerse rellenando el formulario web, subiendo ficheros o por integración, según tu volumen.

¿Qué sanciones hay?

El incumplimiento se sanciona conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana: las infracciones leves se mueven entre 100 y 600 €, y las graves pueden llegar hasta 30.000 €. No comunicar, hacerlo fuera de plazo o con datos incompletos puede acarrear sanción. En la práctica, el mayor riesgo del propietario pequeño es no tener un proceso: apuntes a mano, fotos de pasaportes por WhatsApp y comunicaciones que se olvidan en temporada alta.

El problema real: pedir estos datos sin estropear la llegada

Nadie quiere empezar sus vacaciones dictando su número de pasaporte en el salón. Pedir los documentos por mensajes la víspera, transcribirlos a mano y subirlos uno a uno es lento, propenso a errores y da mala imagen. La solución es separar el trámite de la llegada: que el huésped facilite sus datos antes de viajar, desde su móvil, en un formulario en su idioma.

Cómo lo resuelve Kanarix

En Kanarix, el portal del huésped incluye un check-in digital: tras reservar, cada viajero rellena sus datos (documento, nacionalidad, fecha de nacimiento…) desde el móvil antes de llegar, y firma digitalmente las normas de la casa. Tú recibes la información estructurada y lista para comunicarla a SES.Hospedajes, con el registro ordenado y conservado. La noche de llegada queda para dar la bienvenida, no para el papeleo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que registrarme aunque solo tenga una vivienda vacacional?

Sí. La obligación del RD 933/2021 alcanza a quien presta hospedaje, sea o no profesional y tenga una o varias propiedades. Con una sola vivienda vacacional ya te corresponde el alta en SES.Hospedajes y la comunicación de viajeros.

¿Booking o Airbnb comunican los datos por mí?

Las plataformas tienen sus propias obligaciones como intermediarias, pero no sustituyen la tuya como operador del hospedaje. La comunicación de los datos de tus huéspedes en cada estancia es responsabilidad del alojamiento.

¿En qué plazo hay que comunicar los datos?

En un máximo de 24 horas desde el inicio del hospedaje. Lo más práctico es recoger los datos antes de la llegada con un check-in digital, para no depender de la noche de entrada.

¿Cuánto tiempo debo conservar los datos?

El registro documental debe conservarse durante 3 años. Conviene tenerlo digitalizado y ordenado por estancias, no en hojas sueltas.

¿Qué multas hay por no comunicar el parte de viajeros?

Según la LO 4/2015, las infracciones leves van de 100 a 600 € y las graves pueden llegar a 30.000 €. La mejor protección es un proceso sistemático que no dependa de la memoria.