Enregistrement des voyageurs et SES.Hospedajes : un guide pratique pour ta location de vacances

Si tu loues un logement de vacances en Espagne, le « parte de viajeros » (déclaration des voyageurs) n'est plus un formulaire papier pour la Guardia Civil : c'est une déclaration numérique obligatoire via la plateforme SES.Hospedajes du ministère de l'Intérieur, encadrée par le Décret Royal 933/2021. Beaucoup de propriétaires le découvrent trop tard, le voyageur déjà à la porte. Ce guide explique en langage clair qui est obligé, quelles données collecter, dans quels délais et ce qui se passe si tu ne le fais pas — et comment transformer cela en une étape que ton voyageur remplit depuis son téléphone avant d'arriver.

Qu'est-ce que l'enregistrement des voyageurs et d'où vient-il ?

Le Décret Royal 933/2021 fixe des obligations d'enregistrement documentaire et de déclaration pour les activités d'hébergement et la location de véhicules. Il remplace les anciennes déclarations d'arrivée envoyées à la Police ou à la Guardia Civil par une transmission centralisée en ligne via la plateforme SES.Hospedajes, pleinement en vigueur depuis décembre 2024. L'objectif affiché est la sécurité publique : savoir qui séjourne où.

Qui doit déclarer ?

Toute personne fournissant des services d'hébergement : hôtels, pensions, campings et aussi les logements à usage touristique et les locations de vacances, qu'ils soient gérés de façon professionnelle ou non. Si tu loues ton logement de vacances à des voyageurs — même un seul bien que tu gères toi-même — tu dois t'enregistrer comme partie obligée et déclarer les données de tes voyageurs.

Quelles données tu dois collecter et déclarer

• ✓Pour chaque voyageur de 14 ans ou plus : nom complet, sexe, type et numéro de document d'identité (DNI, NIE ou passeport), nationalité, date de naissance, adresse du domicile et un téléphone ou e-mail de contact.
• ✓Pour les enfants de moins de 14 ans : leurs données et leur lien de parenté avec l'adulte accompagnant.
• ✓Sur le séjour et le contrat : dates d'arrivée et de départ, nombre de voyageurs et détails du paiement (moyen de paiement utilisé).

En plus de la déclarer, tu dois conserver un registre documentaire de ces opérations pendant 3 ans.

Délais et modalités de transmission

D'abord, un enregistrement ponctuel de ton activité sur le portail SES.Hospedajes (ses.hospedajes.interior.gob.es), à l'aide d'un certificat numérique ou de Cl@ve. Ensuite, pour chaque séjour, les données des voyageurs doivent être transmises dans un maximum de 24 heures à compter du début de l'hébergement. La transmission peut se faire via le formulaire web, l'envoi de fichiers ou des intégrations, selon ton volume.

Quelles sont les amendes ?

Le non-respect est sanctionné par la Loi Organique 4/2015 sur la sécurité publique : les infractions mineures vont de 100 € à 600 €, et les graves peuvent atteindre 30 000 €. Ne pas déclarer, déclarer en retard ou avec des données incomplètes peut déclencher une amende. En pratique, le plus grand risque pour un petit propriétaire, c'est de n'avoir aucun processus : notes manuscrites, photos de passeport par WhatsApp et déclarations oubliées en haute saison.

Le vrai problème : collecter ces données sans gâcher l'arrivée

Personne n'a envie de commencer ses vacances en dictant un numéro de passeport dans le salon. Demander les documents par message la veille au soir, les transcrire à la main et les téléverser un par un, c'est lent, source d'erreurs et ça fait peu professionnel. La solution consiste à séparer la formalité de l'arrivée : faire en sorte que les voyageurs fournissent leurs données avant de partir, depuis leur téléphone, dans un formulaire dans leur langue.

Comment Kanarix s'en occupe

Avec Kanarix, le portail voyageur inclut le check-in numérique : après la réservation, chaque voyageur remplit ses données (document, nationalité, date de naissance…) depuis son téléphone avant l'arrivée, et signe numériquement le règlement du logement. Tu reçois l'information structurée et prête à transmettre à SES.Hospedajes, avec le registre tenu au propre et conservé. La soirée d'arrivée, c'est pour accueillir les voyageurs, pas pour la paperasse.

Questions fréquentes

Dois-je m'enregistrer même avec une seule location de vacances ?

Oui. L'obligation du RD 933/2021 couvre toute personne fournissant un hébergement, de façon professionnelle ou non, avec un ou plusieurs biens. Une seule location de vacances impose déjà de s'enregistrer auprès de SES.Hospedajes et de déclarer les voyageurs.

Booking ou Airbnb déclarent-ils les données à ma place ?

Les plateformes ont leurs propres obligations en tant qu'intermédiaires, mais elles ne remplacent pas les tiennes en tant qu'exploitant de l'hébergement. Déclarer les données de tes voyageurs pour chaque séjour relève de la responsabilité de l'hébergement.

Quel est le délai pour déclarer ?

Un maximum de 24 heures à compter du début du séjour. L'approche pratique consiste à collecter les données avant l'arrivée avec le check-in numérique, pour ne pas dépendre de la soirée d'arrivée.

Combien de temps dois-je conserver les données ?

Le registre documentaire doit être conservé pendant 3 ans. Mieux vaut le garder au format numérique et organisé par séjour, pas sur des feuilles volantes.

Quelles amendes s'appliquent si je ne déclare pas ?

Selon la Loi Organique 4/2015, les infractions mineures vont de 100 à 600 € et les graves peuvent atteindre 30 000 €. La meilleure protection est un processus systématique qui ne repose pas sur la mémoire.