Registrazione dei viaggiatori e SES.Hospedajes: una guida pratica per la tua casa vacanze

Se affitti una casa vacanze in Spagna, il "parte de viajeros" (comunicazione dei viaggiatori) non è più un modulo cartaceo per la Guardia Civil: è un invio digitale obbligatorio attraverso la piattaforma SES.Hospedajes del Ministero dell'Interno, regolato dal Real Decreto 933/2021. Molti proprietari lo scoprono tardi, con l'ospite già sulla porta. Questa guida spiega in parole semplici chi è obbligato, quali dati raccogliere, entro quali scadenze e cosa succede se non lo fai — e come trasformarlo in un passaggio che il tuo ospite completa dal telefono prima di arrivare.

Cos'è la registrazione dei viaggiatori e da dove nasce?

Il Real Decreto 933/2021 stabilisce obblighi di registrazione documentale e comunicazione per le attività di alloggio e il noleggio di veicoli. Sostituisce le vecchie comunicazioni di check-in inviate alla Polizia o alla Guardia Civil con un invio online centralizzato attraverso la piattaforma SES.Hospedajes, pienamente in vigore da dicembre 2024. L'obiettivo dichiarato è la sicurezza pubblica: sapere chi soggiorna e dove.

Chi deve fare la comunicazione?

Tutti coloro che offrono servizi di alloggio: hotel, pensioni, campeggi e anche le case a uso turistico e le case vacanze, gestite in modo professionale o meno. Se affitti la tua casa vacanze ai viaggiatori — anche una sola proprietà che gestisci da solo — devi registrarti come soggetto obbligato e comunicare i dati dei tuoi ospiti.

Quali dati devi raccogliere e comunicare

• ✓Per ogni viaggiatore di età pari o superiore a 14 anni: nome completo, sesso, tipo e numero del documento di identità (DNI, NIE o passaporto), nazionalità, data di nascita, indirizzo di residenza e un telefono o email di contatto.
• ✓Per i minori di 14 anni: i loro dati e il legame di parentela con l'adulto accompagnatore.
• ✓Sul soggiorno e sul contratto: date di check-in e check-out, numero di viaggiatori e dati di pagamento (metodo di pagamento utilizzato).

Oltre a comunicarli, devi conservare un registro documentale di queste operazioni per 3 anni.

Scadenze e come si invia

Prima, una registrazione una tantum della tua attività sul portale SES.Hospedajes (ses.hospedajes.interior.gob.es), tramite certificato digitale o Cl@ve. Poi, per ogni soggiorno, i dati dei viaggiatori devono essere inviati entro un massimo di 24 ore dall'inizio del soggiorno. L'invio può avvenire tramite il modulo web, il caricamento di file o integrazioni, a seconda del tuo volume.

Quali sono le sanzioni?

L'inadempimento è sanzionato ai sensi della Legge Organica 4/2015 sulla sicurezza pubblica: le infrazioni lievi vanno da 100 a 600 €, mentre quelle gravi possono arrivare a 30.000 €. Non comunicare, comunicare in ritardo o con dati incompleti può far scattare una sanzione. In pratica, il rischio maggiore per un piccolo proprietario è non avere un processo: appunti a mano, foto di passaporti su WhatsApp e invii dimenticati in alta stagione.

Il vero problema: raccogliere questi dati senza rovinare l'arrivo

Nessuno vuole iniziare la vacanza dettando il numero di passaporto in soggiorno. Chiedere i documenti via messaggio la sera prima, trascriverli a mano e caricarli uno per uno è lento, soggetto a errori e poco professionale. La soluzione è separare la formalità dall'arrivo: fai in modo che gli ospiti forniscano i loro dati prima di partire, dal telefono, in un modulo nella loro lingua.

Come lo gestisce Kanarix

Con Kanarix, il portale ospiti include il check-in digitale: dopo la prenotazione, ogni viaggiatore inserisce i propri dati (documento, nazionalità, data di nascita…) dal telefono prima dell'arrivo e firma digitalmente il regolamento della casa. Ricevi le informazioni strutturate e pronte da inviare a SES.Hospedajes, con il registro tenuto in ordine e archiviato. La sera dell'arrivo è per accogliere gli ospiti, non per la burocrazia.

Domande frequenti

Devo registrarmi anche con una sola casa vacanze?

Sì. L'obbligo del RD 933/2021 riguarda chiunque offra alloggio, in modo professionale o meno, con una o più proprietà. Una sola casa vacanze richiede già la registrazione su SES.Hospedajes e la comunicazione dei viaggiatori.

Booking o Airbnb comunicano i dati al posto mio?

Le piattaforme hanno i propri obblighi come intermediari, ma non sostituiscono i tuoi come gestore dell'alloggio. Comunicare i dati dei tuoi ospiti per ogni soggiorno è responsabilità della struttura.

Qual è la scadenza per la comunicazione?

Un massimo di 24 ore dall'inizio del soggiorno. L'approccio pratico è raccogliere i dati prima dell'arrivo con il check-in digitale, così non dipendi dalla sera del check-in.

Per quanto tempo devo conservare i dati?

Il registro documentale deve essere conservato per 3 anni. È meglio tenerlo in formato digitale e organizzato per soggiorno, non su fogli sparsi.

Quali sanzioni si applicano se non comunico?

Ai sensi della Legge Organica 4/2015, le infrazioni lievi vanno da 100 a 600 € e quelle gravi possono arrivare a 30.000 €. La protezione migliore è un processo sistematico che non dipenda dalla memoria.