Reisendenregistrierung und SES.Hospedajes: ein praktischer Leitfaden für deine Ferienwohnung

Wenn du in Spanien eine Ferienwohnung vermietest, ist der „parte de viajeros“ (Reisendenmeldung) kein Papierformular für die Guardia Civil mehr: Es ist eine verpflichtende digitale Übermittlung über die Plattform SES.Hospedajes des Innenministeriums, geregelt durch das Real Decreto 933/2021. Viele Vermieter erfahren es spät, wenn der Gast schon vor der Tür steht. Dieser Leitfaden erklärt in einfacher Sprache, wer verpflichtet ist, welche Daten zu erheben sind, innerhalb welcher Fristen und was passiert, wenn du es nicht tust – und wie du daraus einen Schritt machst, den dein Gast vor der Anreise vom Handy aus erledigt.

Was ist die Reisendenregistrierung und woher kommt sie?

Das Real Decreto 933/2021 legt Pflichten zur dokumentarischen Registrierung und Meldung für Beherbergungstätigkeiten und Fahrzeugvermietung fest. Es ersetzt die alten Check-in-Meldungen an die Polizei oder Guardia Civil durch eine zentralisierte Online-Übermittlung über die Plattform SES.Hospedajes, seit Dezember 2024 vollständig verbindlich. Das erklärte Ziel ist die öffentliche Sicherheit: zu wissen, wer wo übernachtet.

Wer muss melden?

Alle, die Beherbergungsleistungen anbieten: Hotels, Pensionen, Campingplätze und auch touristische Wohnungen und Ferienvermietungen, ob professionell verwaltet oder nicht. Wenn du deine Ferienwohnung an Reisende vermietest – selbst eine einzige, die du selbst verwaltest –, musst du dich als verpflichtete Partei registrieren und die Daten deiner Gäste melden.

Welche Daten du erheben und melden musst

• ✓Für jeden Reisenden ab 14 Jahren: vollständiger Name, Geschlecht, Art und Nummer des Ausweisdokuments (DNI, NIE oder Reisepass), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Wohnanschrift und eine Kontakt-Telefonnummer oder E-Mail.
• ✓Für Kinder unter 14 Jahren: ihre Angaben und ihr Verwandtschaftsverhältnis zur begleitenden erwachsenen Person.
• ✓Zum Aufenthalt und zum Vertrag: Check-in- und Check-out-Daten, Anzahl der Reisenden und Zahlungsangaben (verwendete Zahlungsmethode).

Neben der Meldung musst du einen dokumentarischen Nachweis dieser Vorgänge 3 Jahre lang aufbewahren.

Fristen und wie gemeldet wird

Zuerst eine einmalige Registrierung deiner Tätigkeit auf dem Portal SES.Hospedajes (ses.hospedajes.interior.gob.es), mit einem digitalen Zertifikat oder Cl@ve. Dann müssen für jeden Aufenthalt die Daten der Reisenden innerhalb von maximal 24 Stunden ab Beginn der Beherbergung übermittelt werden. Die Übermittlung kann je nach Volumen über das Webformular, Datei-Uploads oder Integrationen erfolgen.

Wie hoch sind die Bußgelder?

Verstöße werden nach dem Organgesetz 4/2015 über die öffentliche Sicherheit geahndet: leichte Verstöße reichen von 100 bis 600 €, und schwere können 30.000 € erreichen. Nicht zu melden, verspätet oder mit unvollständigen Daten zu melden, kann ein Bußgeld auslösen. In der Praxis ist das größte Risiko für einen kleinen Vermieter, keinen Prozess zu haben: handgeschriebene Notizen, Passfotos über WhatsApp und in der Hochsaison vergessene Meldungen.

Das eigentliche Problem: diese Daten erheben, ohne die Ankunft zu ruinieren

Niemand will seinen Urlaub damit beginnen, im Wohnzimmer eine Passnummer zu diktieren. Dokumente am Abend zuvor per Nachricht anzufordern, sie von Hand abzuschreiben und einzeln hochzuladen ist langsam, fehleranfällig und wirkt unprofessionell. Die Lösung ist, die Formalität von der Ankunft zu trennen: Lass Gäste ihre Angaben vor der Reise vom Handy aus in einem Formular in ihrer Sprache eingeben.

Wie Kanarix das handhabt

Bei Kanarix enthält das Gästeportal einen digitalen Check-in: Nach der Buchung trägt jeder Reisende seine Angaben (Dokument, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum …) vor der Anreise vom Handy aus ein und unterschreibt die Hausordnung digital. Du erhältst die Informationen strukturiert und bereit zur Übermittlung an SES.Hospedajes, mit einem ordentlich geführten und gespeicherten Nachweis. Der Ankunftsabend ist zum Empfangen der Gäste da, nicht für Papierkram.

Häufige Fragen

Muss ich mich schon bei einer einzigen Ferienwohnung registrieren?

Ja. Die Pflicht aus dem RD 933/2021 gilt für alle, die Beherbergung anbieten, professionell oder nicht, mit einer oder mehreren Unterkünften. Eine einzige Ferienwohnung erfordert bereits die Registrierung bei SES.Hospedajes und die Meldung der Reisenden.

Melden Booking oder Airbnb die Daten für mich?

Die Plattformen haben ihre eigenen Pflichten als Vermittler, aber sie ersetzen nicht deine als Beherbergungsbetreiber. Die Daten deiner Gäste für jeden Aufenthalt zu melden liegt in der Verantwortung der Unterkunft.

Wie lautet die Frist für die Meldung?

Maximal 24 Stunden ab Beginn des Aufenthalts. Der praktische Ansatz ist, die Daten vor der Anreise mit digitalem Check-in zu erheben, damit du nicht vom Check-in-Abend abhängig bist.

Wie lange muss ich die Daten aufbewahren?

Der dokumentarische Nachweis muss 3 Jahre lang aufbewahrt werden. Am besten digital und nach Aufenthalt geordnet, nicht auf losen Blättern.

Welche Bußgelder drohen, wenn ich nicht melde?

Nach dem Organgesetz 4/2015 reichen leichte Verstöße von 100–600 € und schwere können 30.000 € erreichen. Der beste Schutz ist ein systematischer Prozess, der nicht auf dem Gedächtnis beruht.