Rejestracja podróżnych i SES.Hospedajes: praktyczny przewodnik dla Twojego apartamentu wakacyjnego

Jeśli wynajmujesz dom wakacyjny w Hiszpanii, „parte de viajeros” (raport podróżnych) nie jest już papierowym formularzem dla Guardia Civil: to obowiązkowe cyfrowe zgłoszenie przez platformę SES.Hospedajes Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, uregulowane Dekretem Królewskim 933/2021. Wielu właścicieli dowiaduje się o tym za późno, gdy gość już stoi w drzwiach. Ten przewodnik wyjaśnia prostym językiem, kto jest zobowiązany, jakie dane zbierać, w jakich terminach i co się stanie, jeśli tego nie zrobisz — oraz jak zamienić to w krok, który gość wykonuje ze swojego telefonu przed przyjazdem.

Czym jest rejestracja podróżnych i skąd się bierze?

Dekret Królewski 933/2021 ustanawia obowiązki rejestracji dokumentacyjnej i sprawozdawcze dla działalności noclegowej oraz wynajmu pojazdów. Zastępuje dawne raporty meldunkowe wysyłane do Policji lub Guardia Civil scentralizowanym zgłoszeniem online przez platformę SES.Hospedajes, w pełni obowiązującym od grudnia 2024. Deklarowanym celem jest bezpieczeństwo publiczne: wiedza, kto gdzie się zatrzymuje.

Kto musi zgłaszać?

Każdy, kto świadczy usługi noclegowe: hotele, pensjonaty, kempingi, a także domy na użytek turystyczny i apartamenty wakacyjne, zarządzane profesjonalnie lub nie. Jeśli wynajmujesz swój dom wakacyjny podróżnym — nawet jeden obiekt, którym zarządzasz samodzielnie — musisz zarejestrować się jako podmiot zobowiązany i zgłaszać dane swoich gości.

Jakie dane musisz zbierać i zgłaszać

• ✓Dla każdego podróżnego w wieku 14 lat lub więcej: imię i nazwisko, płeć, typ i numer dokumentu tożsamości (DNI, NIE lub paszport), narodowość, datę urodzenia, adres zamieszkania oraz kontaktowy telefon lub e-mail.
• ✓Dla dzieci poniżej 14 lat: ich dane oraz stopień pokrewieństwa z towarzyszącym dorosłym.
• ✓O pobycie i umowie: daty zameldowania i wymeldowania, liczbę podróżnych oraz szczegóły płatności (użyta metoda płatności).

Poza zgłoszeniem musisz prowadzić dokumentacyjny rejestr tych operacji przez 3 lata.

Terminy i sposób zgłaszania

Najpierw jednorazowa rejestracja Twojej działalności na portalu SES.Hospedajes (ses.hospedajes.interior.gob.es), przy użyciu certyfikatu cyfrowego lub Cl@ve. Następnie, dla każdego pobytu, dane podróżnych trzeba zgłosić w ciągu maksymalnie 24 godzin od rozpoczęcia noclegu. Zgłoszenia można dokonać przez formularz internetowy, przesłanie plików lub integracje, w zależności od Twojego wolumenu.

Jakie są kary?

Niedopełnienie obowiązku jest karane na podstawie Ustawy Organicznej 4/2015 o bezpieczeństwie publicznym: wykroczenia lekkie mieszczą się w przedziale od 100 € do 600 €, a poważne mogą sięgnąć 30 000 €. Niezgłoszenie, zgłoszenie po terminie lub z niekompletnymi danymi może uruchomić karę. W praktyce największym ryzykiem dla małego właściciela jest brak procesu: odręczne notatki, zdjęcia paszportów przez WhatsAppa i zgłoszenia zapomniane w szczycie sezonu.

Prawdziwy problem: zebrać te dane bez psucia przyjazdu

Nikt nie chce zaczynać wakacji od dyktowania numeru paszportu w salonie. Proszenie o dokumenty wiadomością poprzedniego wieczoru, przepisywanie ich ręcznie i wgrywanie jeden po drugim jest wolne, podatne na błędy i wygląda nieprofesjonalnie. Rozwiązaniem jest oddzielenie formalności od przyjazdu: niech goście podadzą swoje dane przed podróżą, ze swojego telefonu, w formularzu w swoim języku.

Jak radzi sobie z tym Kanarix

Z Kanarix portal gościa zawiera zameldowanie cyfrowe: po rezerwacji każdy podróżny wypełnia swoje dane (dokument, narodowość, data urodzenia…) ze swojego telefonu przed przyjazdem i cyfrowo podpisuje regulamin domu. Otrzymujesz informacje uporządkowane i gotowe do zgłoszenia do SES.Hospedajes, z rejestrem prowadzonym schludnie i przechowywanym. Wieczór przyjazdu jest od witania gości, a nie od papierologii.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę się rejestrować nawet przy jednym apartamencie wakacyjnym?

Tak. Obowiązek z RD 933/2021 obejmuje każdego, kto świadczy usługi noclegowe, profesjonalnie lub nie, z jednym lub kilkoma obiektami. Nawet jeden apartament wakacyjny wymaga już rejestracji w SES.Hospedajes i zgłaszania podróżnych.

Czy Booking lub Airbnb zgłaszają dane za mnie?

Platformy mają własne obowiązki jako pośrednicy, ale nie zastępują Twoich jako operatora noclegu. Zgłaszanie danych gości za każdy pobyt jest odpowiedzialnością obiektu noclegowego.

Jaki jest termin na zgłoszenie?

Maksymalnie 24 godziny od rozpoczęcia pobytu. Praktyczne podejście to zebranie danych przed przyjazdem za pomocą zameldowania cyfrowego, żeby nie zależeć od wieczoru zameldowania.

Jak długo muszę przechowywać dane?

Rejestr dokumentacyjny trzeba przechowywać przez 3 lata. Najlepiej trzymać go cyfrowo i uporządkowany według pobytów, a nie na luźnych kartkach.

Jakie kary grożą, jeśli nie zgłoszę?

Na podstawie Ustawy Organicznej 4/2015 wykroczenia lekkie wynoszą 100-600 €, a poważne mogą sięgnąć 30 000 €. Najlepszą ochroną jest systematyczny proces, który nie opiera się na pamięci.