Reisenderegistrering og SES.Hospedajes: en praktisk guide for ferieboligen din

Hvis du leier ut en feriebolig i Spania, er «parte de viajeros» (reisenderapporten) ikke lenger et papirskjema for Guardia Civil: det er en obligatorisk digital innsending gjennom Innenriksdepartementets plattform SES.Hospedajes, regulert av kongelig dekret 933/2021. Mange eiere finner det ut for sent, med gjesten allerede på døra. Denne guiden forklarer med enkle ord hvem som er forpliktet, hvilke data du skal samle inn, innen hvilke frister og hva som skjer hvis du ikke gjør det — og hvordan du gjør det om til et steg gjesten fullfører fra mobilen sin før ankomst.

Hva er reisenderegistrering, og hvor kommer det fra?

Kongelig dekret 933/2021 fastsetter plikter til dokumentregistrering og rapportering for overnattingsvirksomhet og bilutleie. Det erstatter de gamle innsjekkrapportene som ble sendt til politiet eller Guardia Civil, med en sentralisert innsending på nett gjennom plattformen SES.Hospedajes, fullt ut gjeldende siden desember 2024. Det uttalte målet er offentlig sikkerhet: å vite hvem som bor hvor.

Hvem må rapportere?

Alle som tilbyr overnattingstjenester: hoteller, gjestehus, campingplasser og også boliger til turistbruk og ferieboliger, enten de forvaltes profesjonelt eller ikke. Hvis du leier ut ferieboligen din til reisende — selv en enkelt bolig du forvalter selv — må du registrere deg som forpliktet part og rapportere gjestenes data.

Hvilke data du må samle inn og rapportere

• ✓For hver reisende fra 14 år og oppover: fullt navn, kjønn, type og nummer på identitetsdokument (DNI, NIE eller pass), nasjonalitet, fødselsdato, hjemmeadresse og et kontakttelefonnummer eller e-postadresse.
• ✓For barn under 14 år: deres opplysninger og familierelasjonen deres til den voksne de reiser sammen med.
• ✓Om oppholdet og avtalen: innsjekk- og utsjekkdatoer, antall reisende og betalingsopplysninger (betalingsmåten som ble brukt).

I tillegg til å rapportere det må du oppbevare et dokumentregister over disse transaksjonene i 3 år.

Frister og hvordan det sendes inn

Først en engangsregistrering av virksomheten din på SES.Hospedajes-portalen (ses.hospedajes.interior.gob.es), ved hjelp av et digitalt sertifikat eller Cl@ve. Deretter, for hvert opphold, må de reisendes data sendes inn innen maksimalt 24 timer fra overnattingen begynner. Innsendingen kan gjøres via nettskjemaet, filopplastinger eller integrasjoner, avhengig av volumet ditt.

Hva er bøtene?

Manglende overholdelse sanksjoneres etter organisk lov 4/2015 om offentlig sikkerhet: mindre overtredelser går fra 100 € til 600 €, og alvorlige kan nå 30 000 €. Å ikke rapportere, rapportere for sent eller med ufullstendige data kan utløse en bot. I praksis er den største risikoen for en liten eier å mangle en prosess: håndskrevne notater, passbilder over WhatsApp og innsendinger som glemmes i høysesongen.

Det virkelige problemet: å samle inn disse dataene uten å ødelegge ankomsten

Ingen har lyst til å starte ferien med å diktere et passnummer i stua. Å be om dokumenter på melding kvelden før, skrive dem av for hånd og laste dem opp én og én er tregt, feilutsatt og virker uprofesjonelt. Løsningen er å skille formaliteten fra ankomsten: la gjestene oppgi opplysningene sine før de reiser, fra mobilen, i et skjema på sitt eget språk.

Slik håndterer Kanarix det

Med Kanarix inkluderer gjesteportalen digital innsjekk: etter bookingen fyller hver reisende inn opplysningene sine (dokument, nasjonalitet, fødselsdato …) fra mobilen før ankomst, og signerer husreglene digitalt. Du mottar informasjonen strukturert og klar til å sendes inn til SES.Hospedajes, med registeret ryddig oppbevart og lagret. Ankomstkvelden er til for å ta imot gjester, ikke til papirarbeid.

Ofte stilte spørsmål

Må jeg registrere meg selv med bare én feriebolig?

Ja. Plikten i RD 933/2021 gjelder alle som tilbyr overnatting, profesjonelt eller ikke, med én eller flere boliger. Én enkelt feriebolig krever allerede registrering hos SES.Hospedajes og rapportering av reisende.

Rapporterer Booking eller Airbnb dataene for meg?

Plattformene har sine egne plikter som mellomledd, men de erstatter ikke dine som overnattingssted. Å rapportere gjestenes data for hvert opphold er overnattingsstedets ansvar.

Hva er fristen for å rapportere?

Maksimalt 24 timer fra oppholdet begynner. Den praktiske tilnærmingen er å samle inn dataene før ankomst med digital innsjekk, slik at du ikke er avhengig av innsjekkskvelden.

Hvor lenge må jeg oppbevare dataene?

Dokumentregisteret må oppbevares i 3 år. Det er best å ha det digitalt og organisert per opphold, ikke på løse ark.

Hvilke bøter gjelder hvis jeg ikke rapporterer?

Etter organisk lov 4/2015 går mindre overtredelser fra 100-600 € og alvorlige kan nå 30 000 €. Den beste beskyttelsen er en systematisk prosess som ikke er avhengig av hukommelsen.