Reizigersregistratie en SES.Hospedajes: een praktische gids voor je vakantiewoning

Als je een vakantiewoning in Spanje verhuurt, is de “parte de viajeros” (reizigersmelding) geen papieren formulier voor de Guardia Civil meer: het is een verplichte digitale melding via het platform SES.Hospedajes van het ministerie van Binnenlandse Zaken, geregeld door Koninklijk Besluit 933/2021. Veel eigenaren komen er laat achter, met de gast al voor de deur. Deze gids legt in gewone taal uit wie verplicht is, welke gegevens je verzamelt, binnen welke termijnen en wat er gebeurt als je het niet doet — en hoe je er een stap van maakt die je gast vanaf zijn telefoon invult vóór aankomst.

Wat is de reizigersregistratie en waar komt die vandaan?

Koninklijk Besluit 933/2021 stelt verplichtingen vast voor documentaire registratie en melding bij logiesactiviteiten en voertuigverhuur. Het vervangt de oude check-inmeldingen aan de Politie of Guardia Civil door een gecentraliseerde onlinemelding via het platform SES.Hospedajes, volledig afdwingbaar sinds december 2024. Het opgegeven doel is openbare veiligheid: weten wie waar verblijft.

Wie moet melden?

Iedereen die logiesdiensten aanbiedt: hotels, pensions, campings en ook woningen voor toeristisch gebruik en vakantiewoningen, of ze nu professioneel worden beheerd of niet. Als je je vakantiewoning aan reizigers verhuurt — zelfs één enkele woning die je zelf beheert — moet je je registreren als verplichte partij en de gegevens van je gasten melden.

Welke gegevens je moet verzamelen en melden

• ✓Voor elke reiziger van 14 jaar of ouder: volledige naam, geslacht, type en nummer van het identiteitsdocument (DNI, NIE of paspoort), nationaliteit, geboortedatum, woonadres en een telefoonnummer of e-mailadres voor contact.
• ✓Voor kinderen jonger dan 14: hun gegevens en hun familierelatie met de begeleidende volwassene.
• ✓Over het verblijf en het contract: check-in- en check-outdata, aantal reizigers en betaalgegevens (de gebruikte betaalmethode).

Naast het melden moet je van deze transacties 3 jaar lang een documentair register bijhouden.

Termijnen en hoe je meldt

Eerst een eenmalige registratie van je activiteit op het portaal SES.Hospedajes (ses.hospedajes.interior.gob.es), met een digitaal certificaat of Cl@ve. Vervolgens moeten voor elk verblijf de gegevens van de reizigers binnen maximaal 24 uur na aanvang van het logies worden gemeld. Melden kan via het webformulier, bestandsuploads of integraties, afhankelijk van je volume.

Wat zijn de boetes?

Niet-naleving wordt bestraft onder de Organieke Wet 4/2015 inzake openbare veiligheid: lichte overtredingen lopen van 100 € tot 600 €, en zware kunnen oplopen tot 30.000 €. Niet melden, te laat melden of met onvolledige gegevens kan een boete opleveren. In de praktijk is het grootste risico voor een kleine eigenaar het ontbreken van een proces: handgeschreven notities, paspoortfoto's via WhatsApp en meldingen die in het hoogseizoen worden vergeten.

Het echte probleem: deze gegevens verzamelen zonder de aankomst te verpesten

Niemand wil zijn vakantie beginnen met het dicteren van een paspoortnummer in de woonkamer. Documenten de avond ervoor per bericht opvragen, ze met de hand overtypen en ze één voor één uploaden is traag, foutgevoelig en oogt onprofessioneel. De oplossing is de formaliteit los te koppelen van de aankomst: laat gasten hun gegevens vóór het reizen doorgeven, vanaf hun telefoon, in een formulier in hun eigen taal.

Hoe Kanarix dit regelt

Bij Kanarix bevat het gastenportaal een digitale check-in: na het boeken vult elke reiziger zijn gegevens in (document, nationaliteit, geboortedatum…) vanaf zijn telefoon vóór aankomst, en ondertekent hij het huisreglement digitaal. Je ontvangt de informatie gestructureerd en klaar om te melden bij SES.Hospedajes, met het register netjes bijgehouden en opgeslagen. De avond van aankomst is er om gasten te verwelkomen, niet voor papierwerk.

Veelgestelde vragen

Moet ik me registreren, zelfs met maar één vakantiewoning?

Ja. De verplichting van RD 933/2021 geldt voor iedereen die logies aanbiedt, professioneel of niet, met één of meerdere woningen. Eén enkele vakantiewoning vereist al registratie bij SES.Hospedajes en het melden van reizigers.

Melden Booking of Airbnb de gegevens voor mij?

Platforms hebben hun eigen verplichtingen als tussenpersoon, maar die vervangen de jouwe als exploitant van het logies niet. Het melden van de gegevens van je gasten voor elk verblijf is de verantwoordelijkheid van de accommodatie.

Wat is de termijn om te melden?

Maximaal 24 uur na aanvang van het verblijf. De praktische aanpak is de gegevens vóór aankomst te verzamelen met een digitale check-in, zodat je niet afhankelijk bent van de avond van de check-in.

Hoe lang moet ik de gegevens bewaren?

Het documentaire register moet 3 jaar worden bewaard. Bewaar het bij voorkeur digitaal en geordend per verblijf, niet op losse blaadjes.

Welke boetes gelden als ik niet meld?

Onder de Organieke Wet 4/2015 lopen lichte overtredingen van 100-600 € en kunnen zware oplopen tot 30.000 €. De beste bescherming is een systematisch proces dat niet op het geheugen leunt.